Начать использовать

Почта, телефония и SMS

Почта в CRM

Письма клиентов прямо в CRM: как в почтовой программе, с привязкой к лидам, компаниям и клиентам.

Почта в CRM: скриншот 1Почта в CRM: скриншот 2Почта в CRM: скриншот 3Почта в CRM: скриншот 4Почта в CRM: скриншот 5Почта в CRM: скриншот 6Почта в CRM: скриншот 7Почта в CRM: скриншот 8Почта в CRM: скриншот 9

Описание

Раздел «Почта» собирает переписку с клиентами прямо в CRM. Письма открываются как в обычной почтовой программе, сами привязываются к лидам, компаниям и клиентам и появляются в их карточках рядом со звонками и задачами. Отвечать можно, не выходя из CRM.

Как в привычной почтовой программе

  • Папки слева, список писем и открытое письмо — разобраться можно с первого дня.
  • «Мои клиенты» — письма ваших лидов, компаний и клиентов. «Без привязки» — письма, которые пока ни к кому не относятся.
  • «Входящие» и «Отправленные» каждого ящика и счётчики непрочитанных писем.
  • Поиск по теме, адресам и тексту, выбор нескольких писем и горячие клавиши.
  • У каждого сотрудника свои отметки «прочитано».
  • Светлая и тёмная тема, удобно работать и с телефона.

Письма сами находят клиента

  • Письмо привязывается к лиду, компании и клиенту по адресу, а ответ с другого адреса — по цепочке переписки.
  • Вся переписка видна в ленте карточки рядом со звонками, задачами и комментариями.
  • В CRM попадают и письма, отправленные из почтовой программы или с телефона: забираются и «Входящие», и «Отправленные».

Написать и ответить из CRM

  • Новое письмо, ответ, ответ всем и пересылка.
  • Оформление текста, копия и скрытая копия, вложения и картинки в тексте.
  • Получатели подсказываются из клиентов CRM, под письмом есть быстрый ответ.
  • Кнопка «Написать письмо» есть у адреса в карточках лида, компании и клиента.
  • Письмо уходит через ваш ящик, а его копия появляется в «Отправленных» ящика.

Подключение ящика за пару минут

  • Ящик подключается одной формой: адрес, имя отправителя и пароль приложения.
  • Готовые кнопки для Яндекс 360, Mail.ru, Gmail, Рамблера и Outlook, подходит и свой почтовый сервер.
  • Кнопка «Проверить подключение» сразу показывает, удаётся ли войти в ящик.
  • При подключении CRM забирает письма за последние 30 дней. Письма за больший срок, вплоть до всех, можно собрать на вкладке «Сбор писем».

Кто какие письма видит

Для каждого ящика задаётся, кто из сотрудников читает все письма, а кто — только письма своих лидов, компаний и клиентов, и кто может отправлять письма: на любой адрес или только своим клиентам. Можно назначить ответственного за ящик и выбрать ящик по умолчанию.

Хранилище сайта не растёт

  • По умолчанию картинки и вложения остаются в почтовом ящике и загружаются, когда письмо открывают.
  • Файлы можно хранить и в CRM — все, только картинки или выборочно. Режим задаётся для всех ящиков или для отдельного.
  • «Сохранить файлы в CRM» забирает файлы уже полученных писем насовсем, «Очистка файлов» удаляет их копии. Старые копии удаляются и сами — по сроку из настроек.
  • Картинки с чужих сайтов в письмах по умолчанию скрыты, чтобы отправитель не узнал, что письмо открыто. Их можно показать один раз или всегда.

Что понадобится

Почтовый ящик с доступом по IMAP и SMTP и пароль приложения, если сервис его требует (Яндекс, Mail.ru, Gmail). Ящики подключаются с помощью решения «Почтовые ящики IMAP/SMTP». Подключать ящики и выдавать доступ сотрудникам может администратор.

На скриншотах — тестовые данные.

Установка

Подключите пакет в корне проекта на SkeekS Платформе, затем примените миграции проекта.

composer require skeeks/cms-communication

Зависимости

Инструкция из репозитория

Коммуникации SkeekS CMS

skeeks/cms-communication собирает переписку с клиентами в CRM: почтовые ящики, боты мессенджеров, уведомления клиентам и рассылки. Каждое письмо и сообщение связывается с лидом, компанией, клиентом или любой другой сущностью CRM и появляется в их ленте рядом со звонками, задачами и комментариями.

Версия 1.0 — почта. Боты, уведомления клиентам и рассылки — следующие этапы. Согласованная архитектура и этапы — в ARCHITECTURE.md, правила разработки — в AGENTS.md, изменения — в CHANGELOG.md.

Каналы подключаются отдельными пакетами-драйверами:

  • skeeks/cms-communication-imap — почтовые ящики по IMAP/SMTP на любом сервисе.

Установка

  1. composer require skeeks/cms-communication skeeks/cms-communication-imap, затем php yii cms/migrate.

  2. Задать ключ шифрования паролей ящиков — длинную случайную строку — в защищённых параметрах проекта или в окружении:

    // params, не попадающие в репозиторий
'cms-communication' => ['secretKey' => '...'],

    или переменная окружения CMS_COMMUNICATION_SECRET_KEY. Без ключа пароли сохранить нельзя. Если ключ сменить, сохранённые пароли перестанут расшифровываться — их придётся ввести заново.

Что есть в админке

  • Настройки → Почтовые ящики — одна форма: адрес, имя отправителя, логин и пароль приложения. Логин по умолчанию равен адресу, серверы IMAP/SMTP подставляются сами для Яндекса, Mail.ru, Gmail, Rambler, Outlook и для корпоративных доменов на их почте (по MX). Пароль после сохранения не показывается; пустое поле при правке оставляет прежний. В карточке ящика — «Проверить подключение», «Получить письма», вкладка «Доступ сотрудников»: чтение (все письма / только связанные с его лидами, компаниями и клиентами / нет), отправка (на любой адрес / только своим / нет), ящик по умолчанию, управление ящиком, ответственный; вкладка «Сбор писем» — собрать письма за больший срок (до всех писем ящика), они считаются прочитанными. У ящика могут быть свои настройки хранения файлов.
  • Настройки → Настройки почты: «Хранение файлов» (по умолчанию «Минимальный»: картинки и вложения остаются в ящике и загружаются при открытии; «Экономный», «Полный», «Выборочно», предел размера, сроки хранения копий), «Сохранить файлы в CRM» (загрузить файлы уже полученных писем насовсем), «Очистка файлов» (удалить копии по условиям).

  • Редкий случай — несколько адресов приходят в один логин (алиасы, пересылка в папки): в форме ящика выбрать «Письма приходят в другой ящик». Подключения отдельно доступны по адресу cmsCommunication/admin-cms-comm-connection.

  • Почта (главное меню) — как почтовая программа: слева папки «Все письма», «Мои клиенты» (привязанные к лидам, компаниям, клиентам), «Без привязки» и «Входящие»/«Отправленные» каждого ящика с чтением «всё»; в середине список, справа письмо с ответом. Поиск по теме, адресам и тексту. Отметки «прочитано» у каждого сотрудника свои; на телефоне — одна колонка. Вкладка «Таблица» — прежний список.

  • Написать письмо — кнопка у email в карточках лида, компании и клиента. Отправитель — ящики, с которых сотрудник может писать; письмо попадает в ленту карточки.
  • В карточке подключения — «Проверить подключение» (сразу входит на IMAP и SMTP и показывает ответ серверов) и «Получить письма».

Ящиками и подключениями пока управляют администраторы.

Как это работает

  • Приём — фоновая задача comm.mail.poll на полосе communication, по расписанию cms-agent раз в 2 минуты (comm.mail.poll-all; после установки выполнить php yii cmsAgent/init). Забираются «Входящие» и «Отправленные», при первом приёме — последние 30 дней (communication.initialDays).
  • Письмо хранится один раз, даже если лежит в нескольких ящиках. Привязка к лиду (новому или в работе), компании и клиенту — по точному совпадению адреса; ответы с другого адреса привязываются по цепочке. Внутренняя переписка (все участники — наши адреса и адреса на доменах наших ящиков) не привязывается.
  • Отправка — задача comm.mail.send: SMTP ящика, затем копия в «Отправленные», если сервер не сохранил её сам. Письмо с неизвестным исходом не отправляется повторно.
  • Нужен обработчик очереди: php yii cms-job/worker --queue=communication (или общий диспетчер cms-job/worker).
  • communication.allowedRecipients ограничивает получателей (например ['@skeeks.com'] на стенде с копией боевой базы).

Пока не сделано: уведомления сотрудникам о новых письмах, папки и правила, удаление и перемещение писем на сервере, подписи и шаблоны ответов.

README на GitHub

Поддержка

Вопросы по установке и работе решения можно задать командой SkeekS или завести обращение в репозитории.

Обновления

v1.0.0
  • В CRM появился раздел «Почта»: письма клиентов приходят прямо в CRM, как в обычной почтовой программе — папки слева, список писем, письмо справа. Работает в светлой и тёмной теме и на телефоне.
  • Письма сами привязываются к лидам, компаниям и клиентам по адресу и цепочке переписки и появляются в ленте их карточек рядом со звонками и задачами. Папка «Мои клиенты» показывает письма ваших клиентов, «Без привязки» — письма, которые пока ни к кому не относятся.
  • Из CRM можно написать письмо, ответить, ответить всем и переслать: с оформлением текста, копией и скрытой копией, вложениями и картинками в тексте. Получатели подсказываются из клиентов CRM. Под письмом есть быстрый ответ.
  • Почтовые ящики подключаются в «Настройки → Почтовые ящики» одной формой, для Яндекса, Mail.ru, Gmail и других сервисов есть готовые кнопки. Для каждого ящика задаётся, кто из сотрудников читает все письма, кто только письма своих клиентов и кто может отправлять.
  • У каждого сотрудника свои отметки «прочитано», а у папок — счётчики непрочитанных писем. Есть поиск, выбор нескольких писем и горячие клавиши.
  • Картинки и вложения могут не храниться в CRM, а загружаться из почтового ящика, когда письмо открывают: так хранилище сайта не растёт. Режим выбирается в «Настройки почты», для отдельного ящика можно задать свой.
  • Картинки с чужих сайтов в письмах по умолчанию скрыты, чтобы отправитель не узнал, что письмо открыто; их можно показать один раз или всегда. Письмо открывается сразу, не дожидаясь загрузки картинок.
  • При подключении ящика CRM забирает письма за последние 30 дней. Письма за больший срок, вплоть до всех, можно собрать на вкладке «Сбор писем» в карточке ящика — они считаются прочитанными.
  • Файлы уже полученных писем можно сохранить в CRM насовсем («Сохранить файлы в CRM») или, наоборот, удалить их копии («Очистка файлов»). Старые копии удаляются и сами — по сроку из настроек.